La Asociación Colombiana de Empresas de Medicina Integral-ACEMI, entidad gremial, sin ánimo de lucro, identificada con NIT 800.155.092-5, domiciliada en la ciudad de Bogotá Colombia en la Calle 70 N 11a-27, teléfono 3779013 sitio web oficial www.acemi.org.co en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 adopta el presente documento de políticas de tratamiento de datos, de obligatoria aplicación para todos los datos personales recolectados, procesados, almacenados, usados, actualizados y suprimidos por la Asociación.
Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos funcionarios que trabajen en la Agremiación. Los empleados deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus labores y en caso de que no exista vínculo laboral, se deberá incluir una cláusula contractual para que quienes obren en nombre de ACEMI queden obligados a cumplir estas políticas.
El incumplimiento de las presentes políticas originará sanciones de tipo laboralo responsabilidad civil según el caso. Lo anterior sin perjuicio de las sanciones establecidas en los artículos 23 y 24 de la Ley 1581 de 2012, como las sanciones penales correspondientes a fugas de información y violación de datos personales.
Las políticas de tratamiento de datos personales de ACEMI, tienen como objetivo definir los lineamientos, premisas y procedimientos que permitan la protección de los datos personales en la información disponible producto del desarrollo de las actividades de la asociación, de acuerdo con las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, como a las demás normas que las modifiquen, adicionen o reglamenten. En este orden de ideas, la presente política se desarrollará bajo la siguiente premisa:
“EN ACEMI, LA INFORMACIÓN PERSONAL ES EL ACTIVO MÁS IMPORTANTE Y EN CONSECUENCIA DEBE SER TRATADA CON RESPETO A LA PRIVACIDAD E INTIMIDAD DE NUESTROS AGREMIADOS, USUARIOS, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y PROVEEDORES”
Las siguientes definiciones se tendrán en cuenta para la presente política como para el tratamiento de datos personales en la institución.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
Base de Datos: Conjunto organizado de datos, incluyendo los personales que sea objeto de Tratamiento;
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una ovarias personas naturales determinadas o determinables;
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o
supresión.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Oficial de privacidad o de protección de datos: Es la persona o dependencia dentro de ACEMI, con la función de vigilancia y control de la presente política bajo la Dirección de la Vicepresidencia de Aseguramiento de la entidad.
Acción de enmascarar información: Es la acción por medio de la cual se aplica un método de encriptación sobre un dato. El enmascaramiento de datos es un método con el que se crea una versión del dato que tiene una estructura similar a la de los datos originales pero que no es auténtica. El propósito de esto es proteger los datos reales a la vez que se dispone de un sustituto funcional para ocasiones en las que los datos reales no son necesarios.
A través de esta Política, ACEMI establece los términos, condiciones y finalidades bajo las cuales, da tratamiento y correcto uso de la información, en
calidad de responsable del tratamiento de datos personales.
La presente política aplica para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial o virtual, teniendo como respaldo la autorización brindada en forma libre y voluntaria por parte de los titulares de la información.
Para dar cumplimiento a la política de protección de datos, el manejo de información y datos personales en ACEMI establece que:
a) ACEMI considera que la información personal es un activo valioso, por ende, el tratamiento de esta información se realiza con sumo cuidado y
atendiendo en todo caso a lo establecido por la ley, para garantizar a las personas el pleno ejercicio y respeto por su derecho de habeas data.
b) ACEMI ha obtenido la información que se encuentra en las bases de datos en desarrollo de la actividad de la compañía. Su recopilación se ha hecho y se hará siempre atendiendo a criterios de la normatividad legal.
c) ACEMI no compra, ni adquiere bases de datos con información personal; así mismo no transfiere, ni transmite o cede a algún tercero nuestras bases de datos sin la correspondiente autorización del Titular.
d) Los Datos Personales serán obtenidos con las debidas autorizaciones, y serán guardados bajo protocolos de seguridad. En ningún caso estarán publicados, ni se podrá tener acceso a los mismos por parte de terceros a través de internet u otros medios de comunicación o magnéticos, a menos que se trate de información pública.
La protección de esta información se hará procurando que la misma no pueda ser copiada, adulterada, consultada o eliminada, en aras de que la
misma no sea utilizada con fines fraudulentos.
e) ACEMI solicitará la autorización a los Titulares de los datos personales y mantendrá las pruebas de ésta, cuando en virtud de las actividades
realizadas de acuerdo al objeto de la entidad, y en actividades tales como capacitaciones, charlas, foros, talleres, comités o eventos similares, se
requiera el Tratamiento de Datos Personales con una finalidad diferente para la cual fueron recolectados inicialmente.
f) Los datos personales serán tratados únicamente por los funcionarios designados para esta labor, los cuales deberán cumplir con todos los
protocolos de seguridad establecidos por la compañía.
g) Los Datos Personales sólo serán tratados por el tiempo y en la medida que la finalidad de su tratamiento lo justifique.
h) ACEMI implementará el aviso de privacidad al momento de recolectar los datos personales.
i) ACEMI registrará las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), en cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012.
Si en desarrollo de alguna relación comercial, o contractual de cualquier tipo es estrictamente necesaria la transmisión o transferencia de
información personal, esta solo se podrá hacer cumpliendo las siguientes formalidades:
j) Cláusula de transmisión o transferencia de información, en la cual conste la aplicación de las medidas de seguridad pertinentes para el envío, circulación y recepción de la información, así como la responsabilidad por la confidencialidad y protección de datos. Adicionalmente se definen los roles de encargado y responsable del tratamiento de acuerdo a la ley, con las obligaciones que ella impone para cada rol.
k) Certificación o clausula, según lo determine el área jurídica de ACEMI, en la cual conste que para la transferencia que se va a realizar se cuenta con la autorización expresa e informada de los titulares obtenida de acuerdo a la ley, así mismo que dicha autorización puede ser accesible para posterior
consulta en el evento de una auditoria o si se pretende presentar como prueba en una investigación administrativa o judicial.
l) Certificación en la cual conste que terminada la relación comercial y agotada la finalidad para la cual justificaba la trasmisión o trasferencia de
información, todos los datos fueron eliminados y se abstendrá de generar y/o almacenar cualquier información y en especial la de datos personales
producto de la relación.
ACEMI recolecta datos personales de los usuarios para efectos de:
a) Ejecutar la relación existente con ellos, como empleados, contratistas, agremiados, proveedores, participantes de eventos, o suscriptores de las publicaciones que ofrece la asociación.
b) Enviar a través de correo electrónico o físico, información de interés relacionada con normatividad, conceptos jurídicos y técnicos, circulares
informativas, invitaciones a Comités o reuniones organizadas por el gremio, eventos y temas relacionados con la seguridad social, entre los cuales se
encuentran, entre otros, los eventos organizados por el Centro de Investigación y Formación de ACEMI (CEIFA), así como el envío de las publicaciones o estudios académicos que realiza ACEMI entre las cuales se encuentran, entre otras: la revista CONEXXION, Newsletter, ACEMI Opina, ACEMI Informa, reporte de noticias diario y Capsulitas, recetas y consejos saludables.
c) Realizar la actualización de datos objeto de tratamiento.
d) Evaluar la calidad del servicio.
e) Efectuar encuestas que permitan la evaluación de eventos del sector salud, para realizar análisis estadísticos sobre hábitos y variables en el servicio, y en general, en el Sistema de Salud.
f) Realizar estudios con fines académicos, estadísticos, históricos y científicos sobre temas relacionados con el Sistema General de Seguridad Social en Salud.
g) Cumplir con las finalidades indicadas en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el
caso.
El tratamiento efectuado respecto de los datos personales consistirá en su obtención, recolección, intercambio, almacenamiento, protección, uso seguro, corrección o supresión de acuerdo con las normas vigentes y las Políticas de Protección de Datos personales definidas por ACEMI.
A los datos personales que reposen de forma física o electrónica, se les realizará un tratamiento, el cual consiste en la realización de las siguientes actividades:
6.1. Recolección de información.
ACEMI recolecta la información de los Titulares a partir de la realización y diligenciamiento de entrevistas, encuestas, formularios físicos u
electrónicos y en general de cualquier instrumento que permita obtener información básica de contacto, en cumplimiento de las finalidades
informadas previamente al Titular, y bajo las directrices de la Ley.
6.2. Captura de respuesta de los Titulares interesados
Los interesados enviarán su intención de participar en el evento o de acceder a las publicaciones ofrecidas por la Asociación, registrando la
información básica que contiene los datos de nombres, apellidos, teléfono y dirección de contacto (físico o electrónico). Bajo cualquier
medio de captura de información. ACEMI solicitará la autorización correspondiente al titular para el uso y actualización de los datos registrados, bajo la finalidad de tratamiento de información establecida en esta política.
6.3. Almacenamiento de la información de los Titulares interesados
Los datos obtenidos del Titular, previa autorización expresa e informada, están dispuestos en una base de datos creada para tal fin,
de forma que se garantiza su seguridad frente al acceso, confidencialidad y uso.
El protocolo a seguir en relación con la información sensible, es que, cuando ésta es recibida, se procede a:
a. Enmascarar la información sensible.
b. Asignación de códigos de seguridad.
c. Guardarlas en un servidor que contiene las bases de datos de ACEMI.
d. Designar funcionario(s) responsable(s) que tendrán acceso a la
misma de acuerdo a los fines específicos.
6.4. Envío de Información al Titular de los datos personales
A partir de la información disponible en ACEMI que contiene datos básicos de nombres, apellidos, teléfono, dirección de contacto (física o electrónica), registrados en la base de datos creada para tal fin, dará a conocer los eventos y/o publicaciones que son de interés para el grupo de Titulares registrados en la base de datos.
6.5. Tratamiento de datos sensibles.
ACEMI podrá realizar el tratamiento de datos sensibles según lo establecido en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, cuando:
a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento.
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos
eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o
cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a
sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
d) El Tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso
judicial.
e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión
de identidad de los Titulares.
De acuerdo a lo establecido en la Ley estatutaria 1581 de 2012 sobre protección de datos personales y su decreto reglamentario 1377 de 2013, los derechos que le asisten a los titulares de la información sobre los cuales ACEMI debe velar para su cumplimiento y garantizar el ejercicio de ellos a los titulares son:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a ACEMI (Responsable y/o Encargados del Tratamiento). Este derecho podrá ser
ejercido igualmente por el Titular frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a ACEMI para el tratamiento de los datos personales, salvo en los casos exceptuados por la ley (Artículo
10 de la Ley 1581 de 2012).
c) Ser informado por ACEMI (Responsable y/o Encargado del Tratamiento) previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente para la protección
de datos personales.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato a ACEMI cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías
constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el
tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley y a la Constitución.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
g) Conocer los cambios sustanciales en la política de protección de datos concernientes a la finalidad e identificación del responsable del
tratamiento, a más tardar al momento de la entrada en vigencia de las nuevas políticas.
h) Para los titulares cuya recolección de datos se realizó con anterioridad a la expedición del Decreto 1377 de 2013, poner en conocimiento las
políticas de tratamiento expedidas bajo la regulación de éste.
i) Acceso a la información personal para lo cual los encargados y responsables deberán implementar los mecanismos sencillos y ágiles para que se
garantice el acceso permanente.
j) Ejercer el derecho de acceso para actualizar, rectificar, eliminar datos
personales.
El área de Aseguramiento es la responsable de velar que el talento humano de la organización conozca, entienda y aplique buenas prácticas de protección a los datos de la organización y el cumplimiento de las directrices establecidas por la Ley 1581 de 2012. El OFICIAL DE PRIVACIDAD, tendrá las siguientes funciones:
a) Informar a las Vicepresidencias Aseguramiento y Jurídica sobre el manejo de datos personales en la empresa.
b) Realizar y actualizar el inventario de las bases de datos de la entidad y registrarlas de acuerdo a la ley.
c) Desarrollar y realizar bajo el esquema de supervisión basada en riesgos, un mapeo de los riesgos sobre la materia, e implementar los controles
necesarios con la autorización de las Vicepresidencias y Presidencia de ACEMI.
d) Realizar auditorías con las distintas áreas para revisar la aplicación de la política de protección de datos.
e) Hacer recomendaciones, planes de mejora con las áreas respectivas, actualizaciones y capacitaciones o refuerzo a las mismas, de acuerdo a
los hallazgos evidenciados en las auditorías.
f) Hacer seguimiento al cumplimiento de los planes de mejora y retroalimentar a las directivas sobre la implementación de los mismos.
g) Informar si alguna conducta se relaciona con los delitos de la Ley 1273 de 2009.
h) Verificar la integración de las políticas de protección de datos con el manual o políticas de seguridad de la información.
i) Crear formatos y distintos procedimientos con el fin de aplicar dentro de la compañía la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
j) Revisar que, en el desarrollo de las diferentes actividades de la entidad y en los distintos productos ofrecidos, se cumplan con la política de
protección de datos personales.
k) Informar a los clientes, usuarios, contratistas, patrocinadores y proveedores de los deberes para el cumplimiento fundamental del
Habeas Data.
l) Realizar lo señalado en la ley para el cumplimiento de las obligaciones empresariales en la protección de datos.
m) Realizar informes y presentarlos ante la alta dirección sobre el cumplimiento de las normas sobre Protección de Datos Personales.
Los titulares cuya información se encuentre en bases de datos de propiedad de ACEMI, o los terceros legitimados por ley o autorizados expresamente y por escrito por parte del titular, para el ejercicio de sus derechos de Actualización, Rectificación, Conocimiento o Supresión de su información personal podrán utilizar los siguientes mecanismos para el envío de su petición:
a) Envío de petición escrita en medio físico a la dirección Calle 70 N 11a-27.
b) Enviar un correo manifestando de manera expresa su solicitud (conocer, actualizar, rectificar o suprimir sus datos personales) a los correos pqrbasededatos@acemi.org.co.
c) Contacto telefónico a la línea 3779013 ext. 1020 y 1008
Independientemente del medio utilizado para enviar la petición en ejercicio de los derechos aquí contemplados, la petición será atendida dentro de los 10 días hábiles siguientes a la recepción de la petición por parte del área competente en los casos que se trate de una consulta, mientras que en los casos que se trate de reclamo se atenderá dentro de los 15 días hábiles siguientes a la recepción, quien informará al titular la recepción de la misma.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la
fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Si el reclamo o consulta del titular resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la
petición para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Con el compromiso de garantizar que las definiciones, los lineamientos y procedimientos, así como las actividades de seguimiento y control se realicen en ACEMI mediante lo establecido por la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013.
Las políticas de tratamiento de la información de ACEMI fue realizada y aprobada después de la expedición de la ley 1581 de 2012 y modificada según
lo establecido en el decreto 1377 del 27 de junio de 2013.
La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento (Artículo 11 del decreto 1377 de 2013) o hasta que se tenga la autorización voluntaria, clara y expresa del Titular de los datos personales.